Sistem Informasi Rapat di PP. Salafiyah Syafi’iyah

A. Latar Belakang

Pengaruh kemajuan teknologi informasi telah membawa suatu revolusi tersendiri di dalam kehidupan manusia. pengaruh yang paling nyata terlihat pada terjadinya perubahan mendasar cara orang melakukan kegiatan manajemen dalam organisasi. demikian juga dengan kecenderungan komputerisasi yang semakin banyak digunakan pada berbagai manajemen dalam organisasi sehari-harinya. Baik, dalam perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), dan pengarahan (directing). hal ini didukung dari beberapa sarana manajemen yang terdiri dari beberapa program kerja dan keputusan- keputusan dalam rapat manajemen.

Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo Situbondo dalam mengelola manajemen pesantren membentuk beberapa struktur bidang yang terbagi dalam empat sektor Bidang Pendidikan, Bidang Kepesantrenan dan KAMTIB, Bidang Pendidikan Tinggi dan Bidang Usaha. Masing- masing bidang tersebut memiliki program kerja tahunan. Baik, yang sifatnya manajerial ataupun insidental. Dalam merealisasikan atau peningkatan program pesantren dilakukan beberapa koordinasi- koordinasi yang membentuk pertemuan rapat antar bidang, bidang dengan kepala bagian, serta bidang dengan pengurus harian.

Dalam rapat tersebut nantinya di capai beberapa kesepakatan atau keputusan manajerial yang didukung dengan laporan atau pertimbangan keputusan pengasuh. Disinilah dibutuhkan beberapa dokumentasi notulen rapat yang berisi Judul rapat, jenis rapat, agenda rapat, peserta rapat yang hadir, penanggung jawab rapat, usulan rapat, keputusan dalam rapat, . Selain itu, penyajian hasil dari notulen rapat yang dilakukan untuk dilakukan beberapa penyesuaian oleh pengurus dibawahnya.

Pengelolaan informasi rapat tersebut saat ini masih dilakukan secara manual dan menggunakan tool yang kurang efektif dalam mencatat hasil rapat, mendokumentasikannya, serta mencetaknya menjadi laporan keputusan yang siap di lanjutkan kepada pengurus lain di bawahnya.

Penelitian ini dilakukan dalam rangka memberikan solusi kepada sekretariat pondok pesantren melalui “Sistem Informasi Hasil Rapat di Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Berbasis Web Menggunakan PHP”.

B. Identifikasi Masalah

Ada beberapa masalah yang telah penulis identifikasi pada latar belakang penelitian diatas, diantaranya:

  1. Pencatatan notulen rapat yang berisi Judul rapat, jenis rapat, agenda rapat, peserta rapat yang hadir, penanggung jawab rapat, usulan serta keputusan (goals) rapat dan rekaman rapat. tersebut masih dilakukan secara manual dan kurang efisien. Sehingga menyulitkan pencarian dan pengaturan data tersebut.
  2. Penyajian hasil rapat dan informasi mengenai jadwal rapat yang akan dilakukan masih menggunakan cara-cara konvensional yang ketinggalan.

C. Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini, penulis fokus pada pembuatan sistem informasi rapat yang dapat memudahkan kerja sekretariat pondok pesantren dalam mendokumentasi hasil rapat serta penyajiannya dalam bentuk hard copy (cetak) maupun dalam bentuk Aplikasi dokumen rapat elektronik (e- document).

D. Rumusan Masalah

Dari hasil pembatasan masalah, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah :

Bagimana membangun Sistem Informasi Rapat Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Berbasis Web Menggunakan PHP ?

E. Tujuan Penelitian

Ada beberapa tujuan mendasar dari penelitian ini :

  1. Memberikan solusi alternatif penggunaan teknologi informasi dalam memudahkan kerja sekretarsi pesantren untuk mendokumentasikan hasil rapat.
  2. Membangun sistem yang memberikan kemudahan dalam penyajian keputusan rapat dengan konsep web base. Berikut juga memudahkan pencariannya.
  3. Mengembangkan analisis dan pemahaman penulis dalam membangun sistem informasi.

F. Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian ini antara lain :

  • Ilmu pengetahuan

Mengembangkan pengetahuan terutama dalam analisis masalah dan pemecahan masalah yang terjadi di organisasi dan masyarakat.

G. Metode Penelitian

  1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah peneitian terapan dengan pengolahan data kuantitatif. Penelitian lebih ke arah konfirmatori yaitu dengan melakukan pengujian terhadap hipotesis atau kerangka konsep (context diagram) yang sudah ditentukan .

2. Metode Pengumpulan Data

  • a. Observasi

Observasi atau pengamatan lapangan digunakan untuk mendapat data secara langsung dari objek penelitian. Dari metode ini didapat beberapa kebutuhan pengembangan sistem. Software dan hardware yang digunakan untuk dilakukan penyesuaian dengan aplikasi yang akan dibuat.

  • b. Interview

Interview atau wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang berkaitan langsung dengan objek penelitian untuk mendapatkan informasi kebutuhan terhadap sistem secara menyeluruh. Dan juga untuk mendapatkan gambaran umum sistem yang diinginkan.

  • c. Tinjauan Pustaka

Tinjauan Pustaka digunakan sebagai bahan perbandingan dan referensi pembuatan aplikasi yang akan dibuat.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s